Az RPA-ról magyar nyelven

márc 30, 2021

szerző: Fodor László

RPA – napjaink mágikus rövidítése

De mit is jelent magyarul?

Az RPA, mint rövidítés Robotic Process Automation-t jelent, vagyis magyarul Robotizált Folyamatautomatizáció néven emlegetnek.

Az RPA lenne a folyamatfejlesztés, folyamatautomatizáció svájci bicskája napjainkban?

RPA folyamatautomatizáció

A robotizált folyamatautomatizációs megoldások és a robotizált folyamatautomatizácó sok vállalati automatizációs kérdésre, problémára nyújt megfelelő megoldást, azonban korántsem mindenre. E tekintetben az RPA tényleg „hasonlít” a svájci bicskára, de tudni kell, hogy mikor célszerű elővenni, használni, melyik funkciója a legmegfelelőbb az adott probléma kezelésére.

Az elmúlt évek projekt- és ügyfél tapasztalatai alapján jól körülhatárolható, hogy az RPA milyen típusú problémák megoldásra alkalmas leginkább – kicsit olyan, mint amikor rájöttek, hogy az ezüstgolyó és a fokhagyma a leghatékonyabb a vámpírok ellen. Kezdődjön az RPA magyarul!

Joggal tehetitek fel a kérdést: kik vagyunk mi Winformatics-osok, akik arra vállalkoznak, hogy megpróbálják leírni, definiálni az RPA Magyarország fogalomkörébe tartozó jelenségeket? 

Winformatics – RPA magyarul

A történet akár úgy is kezdődhetett volna, hogy összeültek az IT világában jártas szakemberek,.  Elemeztük, kutattuk volna a nemzetközi technológiai trendeket, technológiai újdonságok. Ezután meghallgattuk volna a szakma nagy öregjeit. De valójában nem így történt, nem a nagy marketing könyvekben leírtak szerint indultunk neki a robotizáció, automatizáció rögös útjának.

Sőt, egészen ad-hoc módon, minden egy nyári, balatoni, grillpartin kezdődött. Blogunk szakmaiságára fókuszálva, és szigorúan a jelenre vonatkozólag releváns részeket szeretnénk kiemelni. A legfontosabb szakmai momentuma a grill partinak az volt, hogy egy nagy nemzetközi rálátással rendelkező barátunk említette az automatizáció új irányát, a robotizációt. A nyári grillparti másnapján elindult egy beszélgetés az RPA-ról, azaz a robotizált folyamatautomatizációról. Ez közel 5 éve történt.

Mi voltunk az elsők Magyarországon, akik tudtunk magyar nyelven is bemutatót tartani, összefoglalni, hogy mi az RPA. „Természetesen” a BIG4 cégeknél volt már erre vonatkozólag tudás, de nem magyarul. Az technológia prezentálása mellett el tudtuk magyarázni az ügyfeleknek, hogy miért is előnyös a robotizáció, mit és hogyan érdemes automatizálni. Azt is el tudtuk mondani, hogy mit nem. Természetesen, ezek után számos PoC (Proof of Concept) és PoV (Proof of Value) következett.

Automatizálási tapasztalatunk, referenciáink

Lehetőségünk volt részt venni külföldi konferenciákon, meghallgatni a Fortune 500 vállatok vezetőit, egyeztettünk a top RPA szoftvergyártókkal. Tárgyaltunk és a legjobbaktól tanultuk meg a fejlesztés titkos fogásait.

Az elmúlt évek alatt rengeteg tudást és tapasztalatot gyűjtöttünk össze.  Hazai és külföldi nagyvállalatok bíztak meg bennünket folyamat automatizálási megoldások bevezetésével, valamint képzéssel. Ezzel azonban nem csak a core-RPA fejlesztési képességeiket fejlesztettük, hanem szert tettünk egyéb, a technológia bevezetése körüli management tudásra. Különösen hasznos volt, hogy a hazai és külföldi nagyvállalatok vezetőivel való tárgyalásaink során megismertük a saját érvrendszerüket, hogy miért is fontos számukra az RPA megoldások használata.

Büszkék vagyunk arra, hogy a hazai legnagyobb és egyben legsikeresebb RPA megoldások bevezetéseiben is részt vehettünk. Ezek a mai napig is sikeresen működnek, globális és regionális szinteken is.

References | Winformatics

Mi is az az RPA?

Ahogy azt már fentebb is említettük: RPA = Robotic Process Automation, magyarul robotizált folyamatautomatizálás formában fordítható.

Az RPA fogalmát egyébként a Blue Prism vállalat definálta 2012-ben. Előnyei az alábbiak szerint kerültek meghatározásra az Operational Agility Forum keretében:

an opportunity to “self-build” a Virtual Back Office with “Robotic FTE’s” to process manual, rules based processes at a new economic price point and at a new speed which makes automation viable whilst supporting operational agility. This means that processes can be potentially repatriated and FTE can be deployed into customer facing, high value roles

Röviden és tömören összefoglalva: a robot munkaerő képes elvégezni az ismétlődő, szabályalapú folyamatokat.  Ez lehetőséget biztosít arra, hogy a humán munkaerő nagyobb hozzáadott értékű folyamatokra, tevékenységekre koncentrálhasson.

Ezeken túl mindenképpen fontos szem előtt tartani, hogy a szoftverrobotok, „gépek” 0-24 órában képesek dolgozni, nem fáradnak el és a munkájukat hibamentesen végzik el strukturált adatokkal. A szoftverrobotok kapacitásai gombnyomással skálázhatóak az üzleti igényekkel összhangban.

 

Mi különbözteti meg az RPA-t a hagyományos integrációs megoldásoktól?

Talán egy ábra többet mond minden szónál, éppen ezért áll ez is itt, alább:

RPA in Business | Winformatics

Az IT által működtetett és üzemeltetett megoldások általában nagy mennyiségű munka elvégzésére képesek, melyek több nagyobb rendszer részei közötti nagymennyiségű adat azonnali, konzekvens kezelését teszik lehetővé. Az IT által fejlesztett megoldások nagyfokú szaktudást igényelnek: például programozási nyelvek ismeretét, a meglévő szoftverek back-end részeit összekötő API-k építését, használatát.

Az RPA szemlélete merőben más: a rendszerek összekapcsolását, a rajtuk végzett feladatokat nem a back-enden, hanem többnyire a humán felhasználók által is használt UI-okon (User Interface) keresztül végzik el. Bár egy RPA fejlesztő számára is előny, hogy ismer programozási nyelveket, maga a fejlesztés egyszerűsített, többnyire vizuális alapú felületen történik. Míg egy tipikus IT megoldás akár hosszú hónapokig készülhet, a szoftverrobotos megoldások implementálása – nyilván folyamattól függően – inkább hetekben mérhető.

Mi az RPA jövője? Hova fog fejlődni?

Napjaink korszerű RPA megoldásai már túlmutatnak a kezdeti képességeken és egy új fogalom megjelenése is észrevehető: Digitális Munkaerő. A digitális munkaerő képes már strukturálatlan adatokkal való munkavégzésre is, kognitív tanulásra, beszéd felismerésre és egyéb AI/ML képességek kiaknázására.

Az RPA platformok már jelenleg is lehetőséget biztosítanak a szervezeteknek, hogy AI alapú megoldásokat, szolgáltatásokat egyszerűbben és gyorsabban implementáljanak. Az AI és RPA megoldások együttesen alkalmazva hatalmas mennyiségű adatot képes feldolgozni. Ez felgyorsítja a szervetek működését és a döntéshozatalát. Nem szeretnénk azonban előre szaladni az AI és RPA megoldások ötvözésével elérhető folyamatautomatizálás lehetőségeire. A téma összetettsége miatt ezzel a témával külön blogpostban foglalkozunk.

RPA megoldások előnyei, jellemzői

A bejegyzés további részében az RPA megoldások előnyeit, az implementációval kapcsolatos kihívásokat és az értékelésükkel kapcsolatos kérdéskörüket járjuk körül érintőlegesen. Néhány érdekesebb téma részletekbe menő kifejtésére egy jövőbeli bejegyzésben kerül majd sor. Az RPA megoldásokkal kapcsolatosan általunk kiemelt szempontok a következőek:

Projekt megtérülés (ROI)

Mindenkit szeretnénk mi is megnyugtatni, az RPA megoldások bevezetése és használata, kiemelkedően magas és gyors megtérülést jelent. Egy-egy projekt akár 12 hónapon belül is megtérülhet. Ez a sokat emlegetett megtérülés sok elemből áll össze: pénzügyi előnyök, nagyobb termelékenység, operációs kockázat csökkenése. Ráadásul az RPA azon kevés technológiai megoldások közé tartozik, amely önmagában képes mind a tulajdonos, a vevő illetve a munkavállalói érték (Shareholder Value, Customer Value, Employee Value) biztosítására, növelésére.

A robotikus folyamat automatizációs projektek megtérülésének elemzését, értékelését nagyon fontos kérdéskörnek tekintjük, ezért a következő „RPA magyarul” blog bejegyzésünket ezen téma részletes kifejtésének fogjuk szentelni.

ROI Dollars | Winformatics

Pontosság, következetesség

Az RPA megoldás, RPA szoftver is egy digitális megoldás, ezért alapvetésként el kell fogadnunk azt, hogy szabályszerűen működik. Az 1+1=2, mindig és minden esetben ez lesz a művelet végeredménye. Az 1+1 sohasem lesz 2,0001 vagy 1,999999999999. Bár elsőre mindenki örül az RPA ezen tulajdonságának, van ezzel ellentétes tapasztalatunk is. Nem feltétlenül előnyös ez, ha egy nagyvállalat a garanciális eszközeinek a kezelését RPA megoldással megtámogatva kommunikálja a beszállítóival. (Mindenki saját maga döntse el, hogy a példa szereplői közül ki nem örült az RPA megoldás megjelenésének.)

Az RPA megoldások pontossága, következetessége azonban kihívást jelent az alkalmazásuk során is: fontos kérdéssé válik a kezelt adatok tisztasága, konzisztenciája. Ez különösen izgalmas kérdés, ha manuálisan kezelt adatok kerülnek az RPA megoldások által feldolgozásra.

A rendszerek képesek 0-24 órában működni és működésük bármely időpillanatában maximális pontossággal és következetességel végzik a feladatukat.

Rugalmasság

Az RPA megoldások az ún. low-code informatikai megoldások közé tartoznak, ezért a robotizált folyamatautomatizáció különösen rugalmas megoldás, mely rövid idő alatt munkára fogható.

A nagyvállalati RPA megoldások ráadásul lehetőséget biztosítanak az igény szerinti kapacitás növelésére. Az RPA megoldások valójában informatikai szoftverek, ezért a megfelelően megtervezett és kivitelezett rendszereken igény szerint gombnyomásra felskálázhatóak. Ezáltal képesek a megnövekedett igények kialakítására vagy ellenkező esetben vissza is lehet tőlük vonni erőforrásokat. A rugalmas működés biztosítása érdekében már az RPA folyamat fejlesztése során is figyelni kell az esetleges skálázhatósági elvárásokra is.

Ellenőrizhetőség

A korszerű megoldások a működésük minden tevékenységét képesek visszakereshető formátumban tárolni log file-okban. A vállalati előírásokkal, szabályzatokkal összhangban beállítható, hogy milyen tevékenységek és milyen adatok kerüljenek a log file-okba. Bizonyos megoldások esetében (például Blue Prism), a szoftver rendelkezik egy Data Gateway funkcióval, amely lehetőséget biztosít a működés on-line ellenőrzésére, monitorozására és előre meghatározott működési adatok külön letárolására, logolására.

Magas biztonsági működési elvárásoknak megfelelően kialakított RPA megoldások esetében, nem lehetséges a működési adatok, log file-ok törlése. Ez a „törlésbiztos logolás” bizonyos pénzintézeti működés esetén kötelezően elvárt funkció, de más vállalatok is nagy hasznát vehetik egy-egy audit esetén.

Megbízhatóság

A megfelelően kialakított RPA megoldások (beleértve a folyamatok automatizációját is) 7/24/365 műszaki jellemzőkkel rendelkeznek. Az RPA software és a kiszolgáló IT környezet 99,999%-os rendelkezésre állási műszaki elvárásoknak is képesek megfelelni. Ezen felül az RPA megoldások teljes mértékben integrálhatóak a vállalat felügyeleti és monitoring rendszereibe.

Korábban is hangsúlyoztuk, a robotizált folyamat automatizáció nem képes autonóm működésre. Csak az előre meghatározott feladatokat, folyamatokat képesek nagy sebességgel és maximális pontossággal elvégezni. Megfelelően tervezett és kialakított RPA megoldások teljes mértékben támogatják a „négy kéz, négy szem” ellenőrzési logikát is.

Reliability | Winformatics

Termelékenység

A robotizáció termelékenységének szemléltetésére az egyik legjobb példa a gőzgépek megjelenésének hatása az ipari forradalom idejében a kézi munkavégzés-igényes területekre. Napjaink digitális munkaerőinek a termelékenysége már jelentősen túlmutat a kezdeti RPA megoldások jellemzőin.

Mi mindenkit óva intünk attól, hogy a szoftverrobotok (gépek) képességeit egy humán munkavállalóéval hasonlítsák össze – egy az egyben. El kell fogadnunk azt, hogy minden olyan esetben, ahol számokkal mérhető jellemzőket hasonlítunk össze, akkor a szoftverrobotok gépi mivoltukból fakadóan jobbak. Nincsenek ellenben emócióik, gondolataik, empátiájuk, és sok más, nagyon fontos humán jellemzőjük.

Az RPA megoldások használata esetében a rendszer termelékenységét lényegében csak a cél alkalmazások és informatikai rendszerek válaszideje határozza meg. Évekkel ezelőtt végeztünk egy ezzel kapcsolatos analízist egy ügyfelünk kérésére: a robotizált folyamat teljes lefutási ideje 1:42 perc volt. A log file-ok elemzése alapján azonban kiderült, hogy az RPA megoldás működési ideje  csak 2 másodperc volt (az ún. Surface Automation felismerési megoldás miatt volt ilyen hosszú a robotok futás ideje) és fennmaradó 1:40 perc az informatikai rendszerek, alkalmazások válaszideje volt.

Záró gondolatok

Az RPA megoldások definiálását, valamint főbb jellemzőit megpróbáltuk röviden összefoglalni az első blogpostunkban. Minden egyes RPA jellemzőt érdemesebb részletesebben is elemezni és bemutatni, ezt meg is fogjuk tenni a későbbi bejegyzéseink során.

Az RPA, robotizált folyamatautomatizálás, napjaink egyik meghatározó, dinamikusan növekvő technológiai irányzata, trendje. Az RPA megoldások radikális változásokat hoznak napjaink munkafolyamataiba, a folyamatok automatizációiban. Napjaink digitális munkaerő megoldásainak jellemzői már túlmutatnak az eredetileg meghatározottakon. Nagymértékben képesek javítani az üzleti folyamatok hatékonyságát és eredményességét, sőt lassanként a vállalati versenyképesség fenntartásának alapjává válnak. Az RPA megoldások a digitális transzformáció építőköveinek egyikei, amit semmiképpen sem szabad elintézni egy egyszerű kézlegyintéssel. RPA Magyarország!