Folyamatbányászat – process mining

Mi a folyamatbányászat (Process Mining)?

Minden vezető álma hogy cége működése hatékony, gyors és hibamentes folyamatokra épüljön. Ehhez nélkülözhetetlen minden egyes üzleti folyamat részletes ismerete, pontosan tudni kell, hogy ki mit és hogyan csinál egy adott szervezetben. Ezen információk birtokában lehet az esetlegesen nem hatékony üzleti folyamatokat fejleszteni, optimalizálni.

Az üzleti folyamatok megismerésének egyik módja, hogy a munkatársakat végigkérdezve részletesen felmérjük mindennapi feladataikat. Ilyen esetben sokszor hiányos, nem pontos és nem elegendő mennyiségű adatból kell megállapítani, hogy az adott folyamat mennyire eredményes. Ezen információk alapján a vállalat számára kritikus üzleti folyamatok hatékonyságáról döntést hozni rendkívül nehéz.

Erre kínál megoldást az adatvezérelt folyamatfejlesztés, mely folyamatbányászati megoldás segítségével valósítható meg.

Folyamatbányászat vállalati döntéshozatalt támogató adatalapú folyamatelemző eszköz, mely az informatikai rendszerekből kinyert digitális adatok alapján ad átfogó képet az üzleti folyamatok lefutásáról és az azokban rejlő optimalizálási, fejlesztési lehetőségekről.

Egy egyszerű mindennapi példával éve, az autó műszerfala is egy döntéhozatalt támogató elemzés, hiszen valós idejű, pontos információt ad a sofőr számára. Megtudhatja, hogy egy adott pillanatban mennyi az autó fogyasztása, mekkora sebeséggel halad, vagy éppen hány km-t tud még megtenni mielőtt a tank teljesen kiürülne. Ezen adatok ismeretében a gépjármű vezetője pontosan tudja, hogy lassítania kell-e ahhoz hogy betartsa sebességkorlátozást, vagy éppen meg kell-e állni a következő kútnál tankolni.

Hasonlóan működik ez a vállalatok esetében is, hiszen éppoly fontos a cégvezetők számára, hogy a megfelelő döntséhozatal érdekében az összetett vállalati folyamatok adatait folyamatosan mérjék, elemezzék. Legyen szó bankokról, kórházakról vagy akár autógyártó cégről gyakran felmerülnek olyan kérdések melyek objektív megválaszolásához azonban adatokra van szükség.

• Mekkora egy folyamat átfutási ideje?
• Hány ember érintett egy adott folyamatban?
• Hány lépésből áll egy folyamat, vannak-e ismétlődő lépések?

Adat az új arany

A vállalati folyamatok teljeskörű elemzésének alapja a megfelelő mennyiségű és minőségű adat. A cégek informatikai rendszerei nap mint nap rengeteg műveletet hajtanak végre, melyek eredményeként hatalmas mennyiségű adat keletkezik. Ezekben az adatokban ott rejlik számtalan kérdésre a válasz – melyek az ismétlődő vagy akár szükségtelen folyamatlépések, vagy éppen milyen működési kockázatot jelentő tevékenységek vannak. Azonban az esetek nagy részében a válaszok rejtve maradnak, hiszen az adatok nem kerülnek elemzésre.

Az informatikai rendszerekben a tevékenységek folyamatos naplózása biztosítja azt a digitális lenyomatot, melyet a folyamatbányászati eszközök képesek értelmezni, elemezni és ezzel egy átfogó, objektív képet adni a vállalati folyamatokról. Azon cégeknek, akiknek a személyreszabott IT rendszereik okozzák a standard folyamatoktól való eltérést ez a digitális naplózás nagyban segít, hogy átlássák működésüket. Az informatikai rendszerek adatforrásként szolgálnak, és a folyamatbányászati megoldást látják el megfelelő mennyiségű és minőségű adatokkal. A digitális adatokat időbélyeg alapján sorba rendezik, így rajzolódik ki egy adott tevékenységhez tartózó összes lehetséges folyamatág. Az összegyűjtött adatokból álló adathalmaz ezt követően számtalan módon elemezhető, vizualizálható.

Vizualizált üzleti folyamat

A process mining eszközök a kinyert információk mentén vizualizálják az egyes folyamatok lefutását ezzel egy átlátható folyamattérképet generálnak. A teljes körü folyamattérkép rávilágít azokra a lépésekre melyek fejlesztésével, hatékonyabb válalalti működés érhető el. A folyamatbányászati szoftver a vállalat digitális üzleti működésének minden lépését kiértékeli, ezáltal 100%-os működési transzparenciát biztosít. Ez az átláthatóság segíti a vállalatokat abban, hogy mélyrehatóbban megértésék az egyes szervezeti egységek folyamatainak működését, és ezáltal valós képet alkossanak azok teljesítményéről.

A rendelkezésre álló adatokból, és a kirajzolódó mintázatokból a vállalat döntéshozói sokkal rövidebb idő alatt azonosítani tudják az esetleges rendellenességeket, az optimálistól eltérő üzleti tevékenységeket. Felderíthetők és megjeleníthetőek olyan összefüggések, amelyek a hosszú átfutási időért vagy a magas költségekért felelősek. A még pontosabb elemzések feltétele, hogy kellő esetszám áll rendelkezésre. A vizualizáció nemcsak a folyamat lefutásának lépéseit rajzolja fel, hanem arról is ad információt, hogy az egyes lépsek végrehajtásához mennyi időre van szükség, illetve, hogy egy adott lépést hányszor hajtottak végre.

Folyamatbányászatból folyamatautomatizálás

A folyamatbányászat segít felismerni az üzletmenetben rejlő automatizációs lehetőségeket. A folyamatfejlesztők a process mining eszközök által azonosított nem megfelelő hatékonyságú tevékenységeket elemzik és különböző megoldásokat dolgoznak ki. A folyamatok elemzésének eredményeképpen nagy fejlesztési potenciállal rendelkező tevékenységek is beazonosíthatóak.

Az ismétlődő, repetitív lépésekből álló folyamatok akár szoftverrrobotok bevezetésével is támogathatóak. Az RPA (LINK BLOG) (Robotic Process Automation) azaz robotizált folyamatautomatizálás képes rövidebb átfutási időt elérni egy adott digitális üzleti tevékenységnél, hiszen a szabályalapú, ismétlődő lépéseket emberi beavatkozás nélkül elvégzik. A vállalatok életében ezért egyre fontosabb szerepet játszik a digitális traszformáció is amely kiaknázása piaci versenyelőnyt jelenthet.

Napjainkban egyre több olyan eszköz áll vállalatok rendelkezésére, melyekkel a működési költségek csökkenthetők, a hatékonyság pedig növelhető. Gondoljunk csak a folyamatbányászat és -automatizálás, chatbotok, hangfelismerés vagy mesterséges intelligencia kínálta lehetőségekre. Sőt ezek az eszközök a hatékonyság növelése mellett hozzájárulnak a munkavállalói élmény növeléséhez és a vállalati célok eléréséhez is.