Folyamatautomatizálás és

folyamatfejlesztés 2022-ben

Napjaink egyik kulcskérdése a szervezetek számára, hogyan tudják a folyamataikat fejleszteni, hatékonyabbá tenni és automatizálni. Együttesen a belső és külső folyamataik alapvetően meghatározzák, behatárolják és támogatják vagy korlátozzák a működésüket és az elérhető teljesítményüket.

A nem megfelelően kialakult / kialakított folyamatok az alábbiakat okozhatják:

    • ad-hoc működés vagy magasfokú adminisztrációs leterheltség: a túlburjánzó adminisztráció vagy az ellenkezője, a hiányosan meghatározott feladatok
    • egymásra mutogatás: a résztvevők nem tudják, hogy kinek mi a feladata, vagy lett volna a feladata, azaz nem egyértelmű a folyamatban szereplők feladatköre, hatásköre vagy felelőssége
    • túl sok ismétlődő feladatokkal teli munkavégzés: a szervezeten belüli munkavégzés sok monoton feladatai így elveszik a hozzáadott értéktermelő képesség
    • alacsony hatékonyság: nem megfelelően kialakított együttműködése a különböző üzleti vagy funkcionális területeknek
    • lassuló működés, csökkenő hatékonyság: nem megfelelően kialakított vagy szervezett döntési láncok, kommunikációs csatorna

 

Napjaink egyik kulcskérdése a szervezetek számára, hogyan tudják a folyamataikat fejleszteni, hatékonyabbá tenni és automatizálni. Együttesen a belső és külső folyamataik alapvetően meghatározzák, behatárolják és támogatják vagy korlátozzák a működésüket és az elérhető teljesítményüket.

A nem megfelelően kialakult / kialakított folyamatok az alábbiakat okozhatják:

    • ad-hoc működés vagy magasfokú adminisztrációs leterheltség: a túlburjánzó adminisztráció vagy az ellenkezője, a hiányosan meghatározott feladatok
    • egymásra mutogatás: a résztvevők nem tudják, hogy kinek mi a feladata, vagy lett volna a feladata, azaz nem egyértelmű a folyamatban szereplők feladatköre, hatásköre vagy felelőssége
    • túl sok ismétlődő feladatokkal teli munkavégzés: a szervezeten belüli munkavégzés sok monoton feladatai így elveszik a hozzáadott értéktermelő képesség
    • alacsony hatékonyság: nem megfelelően kialakított együttműködése a különböző üzleti vagy funkcionális területeknek
    • lassuló működés, csökkenő hatékonyság: nem megfelelően kialakított vagy szervezett döntési láncok, kommunikációs csatorna

 

ptimallizáció az automatizációért

Optimalizáljunk az automatizációért

Optimalizáljunk, újraszervezzük vagy automatizáljuk?

Minden esetben az elvárt eredmény a hatékonyság növelése. Mindenképpen kerülni kell azokat a folyamatátalakításokat, amelyek eredményeként “árva” azaz öncélú folyamatok jönnek létre. Érdemes teljes körűen és egységesen vizsgálni a különböző területek folyamatait.

Az eddig folyamautomatizálási munkáink során, gyors és hatékony javulást jelentet rövid idő alatt az is, ha átgondoltuk és tisztáztuk, hogy az adott folyamat részek, kinek mi a felelőssége és átgondoljuk a folyamat egymást követő elemeit, lépéseit azaz szervezzük. Ezt a folyamatot hívjuk optimalizációnk az automatizációért.

Ha ez szakasz lezárult, a következő lépes lehet a folyamat automatizálás. Napjainkban egyik népszerű megoldása a robotizált folyamatautomatizálás igény esetén, az RPA.

Mikor előnyös a folyamatoptimalizálás

    • nem hatékony munkavégzés, működés esetén vagy ezek jeleink az észlelésekor (például: nem megfelelő együttműködés, tisztázatlan feladat- és felelősségi körök, túl sok várakozási idő, értéket nem teremtő folyamatok túlsúlyba kerülése, lassú döntési mechanizmusok)
    • szervezeti változtatások esetén (cég felvásárlás, egyesülés, új szervezeti egység létrehozás vagy meglévő transzformációja esetén)
    • új IT rendszer vagy megoldás bevezetése kapcsán (például új ERP rendszer, vállalatirányítási eszköz, stb…), mert korszerűbb rendszerek esetén újabb lehetőségek nyílhatnak a hatékonyabb munkavégzésre, a folyamatok szervezésére)

Mikor alkalmazzuk a folyamatautomatizálást

    • ismétlődő, monoton feladatok száma jelentős, jelentős munkaerő kapacitás köt le és nem marad elég idő a nagyobb hozzáadott értékű munkák elvégzésre
    • az adminisztratív teendők, folyamatok megfelelően meghatározásra kerültek és stabilak
    • a szükséges feladatok elvégzésére nem áll rendelkezésre elegendő kapacitás, időszakos vagy teljes munkaerőhiány alakult ki

 Az említett példák egyértelmű jelei, hogy mindenképpen érdemes megvizsgálni a folyamatautomatizálási lehetőségeket, de más folyamatok azonosítása, felmérése után is alkalmazható.

A “divatautomatizálás”, vagy az öncélú automatizálások elvégzése nem fog eredményt hozni! Mindenképpen fontos, hogy az automatizálás jól átgondoltan történjen, szinkronban legyen a szervezeti célokkal. Napjainkban már teljes mértékben talaját vesztette az a mondás, hogy elbocsátásokat és leépítések okoz az automatizáció, mivel jelentős munkaerőhiánnyal néznek szembe a szerveztek.

RPA robotic process automation projektek nem technológia projektek nagy részt, hanem a jelentős feladatok közé tartozik a változás menedzsmenttel járó feladatok elvégzése, megfelelő kommunikáció és a munkatársak aktív bevonása. A munkatársak aktív bevonása nagy mértékben segíti a félelmek csökkentését, a célok megértését és projekt sikerességét!

Hogyan tudjuk mindezt hatékonyan támogatni?

Folyamatfelmérés, optimalizálás és work-flow kialakítás

    • Folyamatok feltérképezése (process mining eszközzel támogatható)
    • Folyamatok optimalizálása, újratervezése (digital twin, folyamat vizualizáció)
    • Feladat-, hatás-, felelősségkörök tisztázása
    • Szabályozások fejlesztés és kialakítás, rendszeres auditok
    • Kapcsolódó szervezetfejlesztési javaslatok, KPI-ok definiálása

Automatizálandó folyamatok feltérképezése és RPA megoldások bevezetése

    • Automatizálási lehetőség analizálása,
    • Automatizálandó teljes-, vagy részfeladatok kiválasztása, priorizálás
    • Folyamatautomatizációs megoldás tervezése és implementálása
    • Optimalizálás az automatizációért, adat definíciók, sztenderdizálásuk
    • Folyamatautomatizáló megoldás tervezése és implementálása
    • Automatizálási projektek menedzsmentje
    • Kapcsolódó támogatások és oktatások

Milyen folyamatok automatizálhatók sikeresen?

Célszerű az automatizálást alkalmazni az alábbi folyamat jellemzők megléte esetén:

  • Manuális és ismétlődő folyamatok,
  • Nagy mennyiségű adat feldolgozása, kezelése esetén
  • Nem tartalmaz változó döntési pontokat,
  • Szabályok által leírható folyamatok esetén
  • Stukturált adatokkal történő feladatok esetén (pl. Excel, Word, adatbázis, xml, pdf, htlm, email, stb.)
  • Stabil folyamatok és kiszolgáló rendszerek esetén (sok esetben külső tényezők is befolyásolhatják, például törvényi szabályozás megváltozása)

 

rpa folyamatautomatizálás

Várható eredmények

Ha megfelelően felkészült szakemberekkel (rpa bevezetési tapasztalattal rendelkező) történik a megvalósítás, a folyamatautomatizálás RPA megoldásoknak köszönhetően rendkívül gyors megtérüléssel lehet számolni. Az Egyesült Államokban és Nyugat Európában az éven belüli megtérüléssel is lehet számolni, hazánk egy kicsit hosszabb, 15-18 hónapos megterülés várható a tapasztalataink alapján. Ez is nagyon gyorsnak tekinthető!

Minden szervezet számárá a legfontosabb mutató a ROI, de más egyéb szempontok esetében is jelentős hozzáadott értéket képvisel egy RPA rendszer: konzisztens adat feldolgozás, 100%-os pontosság, 0-24 órás működés, egységes adatok, gyorsan skálázási lehetőség, rövidebb válaszidők, stb…

Egy folyamatlépések automatizálásával akár havi 60-120 óra adminisztratív munka felszabadítható. Számos esetben nem a felszabaduló munkaerő a legfontosabb mérőszám az RPA használata mellett, hanem a rendelkezésre álló határidő rövidsége miatt nem volt lehetőség más módon megoldani az elvégzendő feladatokat (például moratóriumok bevezetése esetén)

Nagyon fontos kérdésé vált napjainkban, hogy a felszabaduló kapacitásoknak (idő, pénz, humán kapacitás) mi lesz sorsa, hogyan lehet újra visszaforgatni az érték teremetés láncolatába.

Hogyan végezzük el az automatizálási feladatot , esettanulmány

A sikeres folyamat automatizálás alapja az “optimalizáció az automatizációért” folyamat elvégzése és szakszerű előkészítés. Tapasztalataink alapján az ügyfelek alábecsülik az előkészítési munka fontosságát, ezért a szükségesnél sokkal több ügyféloldali kapacitás kerül felhasználásra, lassul a projekt. A módszertanunk szerint csak akkor kezdjük el az automatizálás fejlesztését, ha minden szükséges előkészületek, jóváhagyások megtörténtek. Ez egy interaktív, iterációs módszer.

 

Az érintett vállalat esetén a napi szinten különböző formátumban és nagy mennyiségben beérkező szállítási adatokat rögzítette több munkatárs.

Becsült havi adminisztratív munka mennyisége csúcs időszakban 528 óra volt.

A megbízásunk első lépése során, az előzetes felmérések és egyeztetések alapján a folyamat döntő része automatizálható volt az “optimalizáció az automatizációs” folyamat elvégzésével.

Becsült munkaerő kiváltás: közel 90% közel 470 óra.

A folyamatok optimalizálása során több duplikációt, fölösleges lépést azonosítottunk, mellyel már az automatizálás előtt kb. havi 30 óra munkát megtakarítottunk. A folyamatlépésekhez a be- és kimeneti dokumentumok, adatok is meghatározásra kerültek.

A 4 egyeztetésből álló fejlesztés eredményeképp a szállítási adatok automatikusan feldolgozásra kerültek, teljes automatikussá vált az EKEÁR rendszerrel történő együttműködés.

Az érintett munkatársak oktatása megtörtént. Kezdeti időszakot követően a rendszer szinte teljes mértékben kiváltotta a hunám munkavégzést, csak a kivételek kezelését kellett elvégezniük. A felszabaduló munkaerőt átirányították más területekre, a folyamatban lévő felvételi folyamatot leállították. Más felhasználási területek bevonása is megkezdődött.

A megvalósulási idő kevesebb mint 3 hónap volt.

Tetszett a cikkünk? Szeretnél még több ilyet látni vagy érdekességekről olvasni?

Akkor iratkozz fel és küldünk egy emailt, ha hasonló cikket írunk vagy videót készítünk!