Folyamatautomatizálás és

folyamatfejlesztés 2022-ben

Napjaink egyik kulcskérdése a szervezetek számára, hogyan tudják a folyamataikat fejleszteni, hatékonyabbá tenni és automatizálni. Együttesen a belső és külső folyamataik alapvetően meghatározzák, behatárolják és támogatják vagy korlátozzák a működésüket és az elérhető teljesítményüket.

A nem megfelelően kialakult / kialakított folyamatok az alábbiakat okozhatják:

- ad-hoc működés vagy magasfokú adminisztrációs leterheltség: a túlburjánzó adminisztráció vagy az ellenkezője, a hiányosan meghatározott feladatok
- egymásra mutogatás: a résztvevők nem tudják, hogy kinek mi a feladata, vagy lett volna a feladata, azaz nem egyértelmű a folyamatban szereplők feladatköre, hatásköre vagy felelőssége
- túl sok ismétlődő feladatokkal teli munkavégzés: a szervezeten belüli munkavégzés sok monoton feladatai így elveszik a hozzáadott értéktermelő képesség
- alacsony hatékonyság: nem megfelelően kialakított együttműködése a különböző üzleti vagy funkcionális területeknek
- lassuló működés, csökkenő hatékonyság: nem megfelelően kialakított vagy szervezett döntési láncok, kommunikációs csatorna

A nem megfelelően kialakult / kialakított folyamatok az alábbiakat okozhatják:

- ad-hoc működés vagy magasfokú adminisztrációs leterheltség: a túlburjánzó adminisztráció vagy az ellenkezője, a hiányosan meghatározott feladatok
- egymásra mutogatás: a résztvevők nem tudják, hogy kinek mi a feladata, vagy lett volna a feladata, azaz nem egyértelmű a folyamatban szereplők feladatköre, hatásköre vagy felelőssége
- túl sok ismétlődő feladatokkal teli munkavégzés: a szervezeten belüli munkavégzés sok monoton feladatai így elveszik a hozzáadott értéktermelő képesség
- alacsony hatékonyság: nem megfelelően kialakított együttműködése a különböző üzleti vagy funkcionális területeknek
- lassuló működés, csökkenő hatékonyság: nem megfelelően kialakított vagy szervezett döntési láncok, kommunikációs csatorna

Optimalizáljunk az automatizációért

Optimalizáljunk, újraszervezzük vagy automatizáljuk?

Minden esetben az elvárt eredmény a hatékonyság növelése. Mindenképpen kerülni kell azokat a folyamatátalakításokat, amelyek eredményeként “árva” azaz öncélú folyamatok jönnek létre. Érdemes teljes körűen és egységesen vizsgálni a különböző területek folyamatait.

Az eddig folyamautomatizálási munkáink során, gyors és hatékony javulást jelentet rövid idő alatt az is, ha átgondoltuk és tisztáztuk, hogy az adott folyamat részek, kinek mi a felelőssége és átgondoljuk a folyamat egymást követő elemeit, lépéseit azaz szervezzük. Ezt a folyamatot hívjuk optimalizációnk az automatizációért.

Ha ez szakasz lezárult, a következő lépes lehet a folyamat automatizálás. Napjainkban egyik népszerű megoldása a robotizált folyamatautomatizálás igény esetén, az RPA.

Mikor előnyös a folyamatoptimalizálás

- nem hatékony munkavégzés, működés esetén vagy ezek jeleink az észlelésekor (például: nem megfelelő együttműködés, tisztázatlan feladat- és felelősségi körök, túl sok várakozási idő, értéket nem teremtő folyamatok túlsúlyba kerülése, lassú döntési mechanizmusok)
- szervezeti változtatások esetén (cég felvásárlás, egyesülés, új szervezeti egység létrehozás vagy meglévő transzformációja esetén)
- új IT rendszer vagy megoldás bevezetése kapcsán (például új ERP rendszer, vállalatirányítási eszköz, stb…), mert korszerűbb rendszerek esetén újabb lehetőségek nyílhatnak a hatékonyabb munkavégzésre, a folyamatok szervezésére)

Mikor alkalmazzuk a folyamatautomatizálást

- ismétlődő, monoton feladatok száma jelentős, jelentős munkaerő kapacitás köt le és nem marad elég idő a nagyobb hozzáadott értékű munkák elvégzésre
- az adminisztratív teendők, folyamatok megfelelően meghatározásra kerültek és stabilak
- a szükséges feladatok elvégzésére nem áll rendelkezésre elegendő kapacitás, időszakos vagy teljes munkaerőhiány alakult ki

Az említett példák egyértelmű jelei, hogy mindenképpen érdemes megvizsgálni a folyamatautomatizálási lehetőségeket, de más folyamatok azonosítása, felmérése után is alkalmazható.

A “divatautomatizálás”, vagy az öncélú automatizálások elvégzése nem fog eredményt hozni! Mindenképpen fontos, hogy az automatizálás jól átgondoltan történjen, szinkronban legyen a szervezeti célokkal. Napjainkban már teljes mértékben talaját vesztette az a mondás, hogy elbocsátásokat és leépítések okoz az automatizáció, mivel jelentős munkaerőhiánnyal néznek szembe a szerveztek.

RPA robotic process automation projektek nem technológia projektek nagy részt, hanem a jelentős feladatok közé tartozik a változás menedzsmenttel járó feladatok elvégzése, megfelelő kommunikáció és a munkatársak aktív bevonása. A munkatársak aktív bevonása nagy mértékben segíti a félelmek csökkentését, a célok megértését és projekt sikerességét!

Hogyan tudjuk mindezt hatékonyan támogatni?

Folyamatfelmérés, optimalizálás és work-flow kialakítás

- Folyamatok feltérképezése (process mining eszközzel támogatható)
- Folyamatok optimalizálása, újratervezése (digital twin, folyamat vizualizáció)
- Feladat-, hatás-, felelősségkörök tisztázása
- Szabályozások fejlesztés és kialakítás, rendszeres auditok
- Kapcsolódó szervezetfejlesztési javaslatok, KPI-ok definiálása

Automatizálandó folyamatok feltérképezése és RPA megoldások bevezetése

- Automatizálási lehetőség analizálása,
- Automatizálandó teljes-, vagy részfeladatok kiválasztása, priorizálás
- Folyamatautomatizációs megoldás tervezése és implementálása
- Optimalizálás az automatizációért, adat definíciók, sztenderdizálásuk
- Folyamatautomatizáló megoldás tervezése és implementálása
- Automatizálási projektek menedzsmentje
- Kapcsolódó támogatások és oktatások

Milyen folyamatok automatizálhatók sikeresen?

Célszerű az automatizálást alkalmazni az alábbi folyamat jellemzők megléte esetén:

Manuális és ismétlődő folyamatok,
Nagy mennyiségű adat feldolgozása, kezelése esetén
Nem tartalmaz változó döntési pontokat,
Szabályok által leírható folyamatok esetén
Stukturált adatokkal történő feladatok esetén (pl. Excel, Word, adatbázis, xml, pdf, htlm, email, stb.)
Stabil folyamatok és kiszolgáló rendszerek esetén (sok esetben külső tényezők is befolyásolhatják, például törvényi szabályozás megváltozása)

Várható eredmények

Ha megfelelően felkészült szakemberekkel (rpa bevezetési tapasztalattal rendelkező) történik a megvalósítás, a folyamatautomatizálás RPA megoldásoknak köszönhetően rendkívül gyors megtérüléssel lehet számolni. Az Egyesült Államokban és Nyugat Európában az éven belüli megtérüléssel is lehet számolni, hazánk egy kicsit hosszabb, 15-18 hónapos megterülés várható a tapasztalataink alapján. Ez is nagyon gyorsnak tekinthető!

Minden szervezet számárá a legfontosabb mutató a ROI, de más egyéb szempontok esetében is jelentős hozzáadott értéket képvisel egy RPA rendszer: konzisztens adat feldolgozás, 100%-os pontosság, 0-24 órás működés, egységes adatok, gyorsan skálázási lehetőség, rövidebb válaszidők, stb…

Egy folyamatlépések automatizálásával akár havi 60-120 óra adminisztratív munka felszabadítható. Számos esetben nem a felszabaduló munkaerő a legfontosabb mérőszám az RPA használata mellett, hanem a rendelkezésre álló határidő rövidsége miatt nem volt lehetőség más módon megoldani az elvégzendő feladatokat (például moratóriumok bevezetése esetén)

Nagyon fontos kérdésé vált napjainkban, hogy a felszabaduló kapacitásoknak (idő, pénz, humán kapacitás) mi lesz sorsa, hogyan lehet újra visszaforgatni az érték teremetés láncolatába.

Hogyan végezzük el az automatizálási feladatot , esettanulmány

A sikeres folyamat automatizálás alapja az “optimalizáció az automatizációért” folyamat elvégzése és szakszerű előkészítés. Tapasztalataink alapján az ügyfelek alábecsülik az előkészítési munka fontosságát, ezért a szükségesnél sokkal több ügyféloldali kapacitás kerül felhasználásra, lassul a projekt. A módszertanunk szerint csak akkor kezdjük el az automatizálás fejlesztését, ha minden szükséges előkészületek, jóváhagyások megtörténtek. Ez egy interaktív, iterációs módszer.

Az érintett vállalat esetén a napi szinten különböző formátumban és nagy mennyiségben beérkező szállítási adatokat rögzítette több munkatárs.

Becsült havi adminisztratív munka mennyisége csúcs időszakban 528 óra volt.

A megbízásunk első lépése során, az előzetes felmérések és egyeztetések alapján a folyamat döntő része automatizálható volt az “optimalizáció az automatizációs” folyamat elvégzésével.

Becsült munkaerő kiváltás: közel 90% közel 470 óra.

A folyamatok optimalizálása során több duplikációt, fölösleges lépést azonosítottunk, mellyel már az automatizálás előtt kb. havi 30 óra munkát megtakarítottunk. A folyamatlépésekhez a be- és kimeneti dokumentumok, adatok is meghatározásra kerültek.

A 4 egyeztetésből álló fejlesztés eredményeképp a szállítási adatok automatikusan feldolgozásra kerültek, teljes automatikussá vált az EKEÁR rendszerrel történő együttműködés.

Az érintett munkatársak oktatása megtörtént. Kezdeti időszakot követően a rendszer szinte teljes mértékben kiváltotta a hunám munkavégzést, csak a kivételek kezelését kellett elvégezniük. A felszabaduló munkaerőt átirányították más területekre, a folyamatban lévő felvételi folyamatot leállították. Más felhasználási területek bevonása is megkezdődött.

A megvalósulási idő kevesebb mint 3 hónap volt.

Tetszett a cikkünk? Szeretnél még több ilyet látni vagy érdekességekről olvasni?

Akkor iratkozz fel és küldünk egy emailt, ha hasonló cikket írunk vagy videót készítünk!